Tri

Le terme tri désigne « toute opération consistant à séparer, aux termes d’une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l'élimination »(1). Le tri englobe l’échantillonnage (aléatoire et non aléatoire) et la sélection ou tri sélectif (2). Certains auteurs séparent la modalité d’échantillonnage et le spécimen. Les opérations de tri sont possibles grâce à l’établissement de critères suite à l’évaluation archivistique. Ces opérations s’effectuent suite au versement et à l’acquisition ou, tout le moins, nécessitent d’être propriétaire des archives. Ce terme est l’une des dispositions que l’on retrouve dans un tableau de gestion ou un calendrier de conservation (destruction/ élimination ; conservation ; tri) Il existe une certaine ambiguïté entre les termes tri et sélection. Cette ambiguïté d’ordre linguistique est due à des perceptions et des approches divergentes. (3)

Différences terminologiques et linguistiques de la fonction et de ses activités

Dans la littérature française et européenne, le tri est « l’opération consistant à séparer, au terme d’une évaluation, dans un ensemble de documents » ceux qui vont être détruits de ceux qui vont être conservés. (4) Dans la littérature anglo-saxonne, la notion d’appraisal (5) qui inclut l’évaluation intellectuelle et l’opération physique de tri, est celle qui se rapproche le plus de la notion de tri dans le monde francophone. Elle se définit aussi dans la littérature américaine selon un processus de sélection (Selection process ou Archival selection) : «  Archival selection is a process by which archivists identify, appraise, and accession records of enduring value that fulfill their institution’s legal mandate or other acquisition goals. (6) » Cependant, la nuance entre les termes sélection et tri demeure floue, particulièrement dans le contexte québécois. Toutefois tri et sélection s’entendent sur la sélection de critères (évaluation) et le choix des méthodes (tri et ses modalités). Ce qui amène certains auteurs à confondre les deux notions (7).

Modalités de tri : Prétriage et tri définitif

Prétriage ou dégrossissement : Étape de prétraitement

Certaines opérations préalables peuvent survenir avant le tri définitif. C’est ce que certains auteurs français nomment « le dégrossissement ou prétriage qui consiste à donner à un fonds ou à une série sa forme définitive en éliminant les documents ne contenant aucune information utile. »(8) Le prétriage est moins visible dans la littérature nord-américaine. Notons que l’élimination des doublons ou gestion des versions ainsi que le triage périodique sont des termes évoqués pour parler de cette opération.