Fonds d’archives

Le Manuel d’archivistique : théorie et pratique des archives publiques en France définit le fonds d’archives comme l’ « Ensemble des documents de toute nature que tout corps administratif, toute personne physique ou morale, a automatiquement et organiquement réuni en raison même de ses fonctions ou de son activité.1 » Cette définition s’est largement répandue au Québec2 grâce à la grande diffusion de certains manuels d’archivistique3, et s’impose graduellement au Canada anglais depuis la fin des années 19804.

Un concept plus facile à définir qu’à appliquer

La notion de fonds d’archives jouit d’une certaine unanimité, du moins sur le plan théorique, puisque la pratique « soulève […] une grande variété d’interprétations et certaines divergences.5 » Lambert et Therrien recensent trois conceptions du fonds d’archives, selon qu’un regroupement de documents est considéré soit comme une unité intellectuelle, une unité physique, ou encore un mélange des deux6.

Le tout est plus grand que la somme de ses parties

Quoiqu’il en soit, le fonds d’archives « n’est pas une création pratique de l’archiviste pour faciliter son travail, mais plutôt le produit naturel et organique d’un organisme ou d’un individu, dont l’ensemble constitue un reflet significatif de ses fonctions et de ses activités.7 » Le fonds d’archives remet les documents en contexte pour leur conférer davantage de sens.

Ce que le fonds d’archives n’est pas

Le fonds d’archives est donc l’antithèse de la collection, « réunion artificielle de documents de toute provenance, groupés en fonction d’une caractéristique commune8 ». Il se distingue également des notions anglo-saxonnes de record group et de manuscript group. La première ne concerne habituellement que les fonds institutionnels des organismes privés ou gouvernementaux, tandis que la seconde ne recouvre que les individus et les fonds non institutionnels. Quant au fonds d’archives, il englobe toutes ces réalités.

Critères de définition des fonds d’archives

Un fonds d’archives se définit également par sa provenance (fonds institutionnel/non institutionnel), par le statut juridique de son producteur (fonds public/privé), par son lien avec d’autres fonds (fonds associé) ainsi que par sa possibilité d’accroissement (fonds ouvert/clos).

Fonds institutionnel/non institutionnel

Fonds institutionnel

Fonds produit par un organisme administratif.9

Fonds non institutionnel

Fonds produit par un organisme externe et acquis par le dépôt.10

Fonds public/privé

Fonds public

Fonds « résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation. »11

Fonds privé

Fonds constitué de « Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public. »12

Fonds associé

Fonds non institutionnel « dont la provenance est en liens étroits et privilégiés avec un organisme administratif », tels ceux des professeurs, des députés ou des conseillers municipaux. « Acquis la plupart du temps lors de la retraite ou du décès de l’individu, ils sont cependant exclusivement définis dans le champ des archives historiques. »13. Martine Cardin propose « que les fonds d’archives produits par toutes les composantes d’une institution sont virtuellement associés dès leur création dans une large mémoire institutionnelle » à la manière de poupées russes emboîtées les unes dans les autres. « Bien que spécifiques, ces mémoires individuelles restent solidaires puisque leurs créateurs s’intègrent dans un système qui donne sens à leurs activités génératrices de documents. »14

Fonds ouvert / clos (ou fermé)

Fonds ouvert

« Fonds continuant de s’accroître, par opposition à un fonds clos. »15

Fonds clos

« Fonds ayant cessé de s'accroître en raison soit de la disparition de son producteur, soit d'une réorganisation interne profonde de celui-ci, soit encore d'une cessation de fait de ses fonctions, par opposition à fonds ouvert. »16