Cotation

Un système de cotation attribue à chaque entrée un identifiant rendant compte de la place des documents versés ou acquis dans la succession des entrées d’un service d’archives, sans référence à sa provenance (son ancienne cote de classement au stade courant) et permet de les ranger matériellement les unes à la suite des autres, de les déplacer ou de les localiser en divers lieux. (1)

Ajoutons qu’ « en archivistique française, tout article doit réglementairement porter un élément d'identification (généralement un ensemble de lettres et de chiffres) correspondant à sa place dans le cadre de classement [code de classification] et (au moins en théorie) à son adresse dans les magasins [cote de classement]. Dans la pratique moderne, le terme adresse tend parfois à se substituer à la cote. La cotation est l'opération qui consiste à doter un article de sa cote. On appelle aussi cotation le système d'ensemble de répartition des cotes dans un service d'archives (“cadre de cotation”). »(2)

La cotation signifie donc d’attribuer une cote à un article au stade définitif autant qu’à des dossiers d’une série au stade courant. La cotation qui sera utilisée au stade courant peut se voir transformée, enlevée ou bonifiée une fois l'article arrivé au stade définitif. L’article constitue la principale unité matérielle pour la cotation dans un service d’archives.

Finalement, il existe deux qualités d’un système de cotation méthodique au stade définitif qui sont l’unicité et la permanence (3).

La cotation en France et au Québec

En France, on parle de cotation continue et de cotation de classement. Le premier correspond davantage à une cote séquentielle d’entrée dans un service d’archives, le second correspond à une cote qui permet de l’identifier et de le replacer dans l’ensemble (à sa place) d’origine (6).

Au Québec, on parlera davantage de cotation, cote de classement et cote de classification. « Au Québec, le système reflète la totalité du cadre de classification des ensembles documentaires, tant au niveau externe du fonds (cadre général) qu’à son niveau interne (cadre spécifique) » (7). Alors que pour les archivistes français, « la cote d’un article ne doit pas refléter, par la prolifération de ses éléments, le détail du classement interne du fonds auquel appartient cet article. » (8)