Record/manuscript group
Propres aux milieux anglo-saxons, les concepts de record group et de manuscript group désignent des groupements de documents issus d’un même producteur. Sans équivalents directs dans le monde francophone, ils se situent entre le fonds d’archives et la collection.
Le record group
On entend par record group un ensemble de documents administratifs partageant une provenance commune et dont les limites ont été fixées arbitrairement afin d’en limiter le volume, l’étendue temporelle ou la complexité, et ainsi d’en faciliter la gestion[1]. Pour une organisation de petite taille, l’ensemble des documents générés peuvent être contenu dans un seul record group, mais pour la plupart des organisations de plus grande envergure, l’ensemble des documents produits sera scindé en plusieurs record groups, qui seront par la suite considérés comme autant d’entités distinctes et indépendantes.
David B. Gracy distingue ainsi trois types de record group : 1) le record group strictement constitué de documents partageant une provenance commune, 2) le general group qui réunit les documents administratifs se rapportant à une organisation dans son ensemble et non pas seulement à une des unités qui la composent, 3) le collective group constitué par la réunion d’ensembles documentaires provenant de créateurs aux caractéristiques communes (par exemple, un centre d’archives universitaire pourra réunir dans un même collective group les documents provenant de différentes associations étudiantes)[2].
Le manuscript group
Parfois appelé manuscript collection, le manuscript group est similaire au record group, mais à la différence de ce dernier, il réunit des documents qui n’ont pas été créés expressément dans le cadre d’un processus d’affaires (archives personnelles ou familiales, documents non officiels, etc.)[3].
David B. Gracy distingue trois types de manuscript collection : 1) la organic collection constituée de documents partageant une même provenance, 2) la collective collection qui réunit dans un même ensemble des documents administratifs et des documents d’archives personnels provenant par exemple d’une organisation donnée et de son fondateur, 3) la artificial collection constituée de documents accumulés en raison de leur valeur intrinsèque et non pas en fonction de leur provenance (il pourra s’agir d’une collection d’autographes ou d’horaires de chemin de fer)[4].
Nuance entre manuscript / record group et fonds
Tout comme le fonds d’archives, le record/manuscript group respecte le principe de provenance, puisqu’il ne contient que des documents issus d’un producteur commun. Il ne respecte toutefois pas le principe de respect de l’intégrité du fonds ; la subdivision d’un fonds en sous-unités indépendantes, souvent constituées autour de grands sujets ou thèmes, qui est propre à la constitution d’un record/manuscript group apparente davantage ce dernier à la collection.
Notes et références
- ↑ « The "record group" [...] is defined as "a body of organizationally related records established on the basis of provenance with particular regard for the administrative history, the complexity, and the volume of the records and archives of the institution or organization involved" » (David B. Gracy II, Archives and Manuscripts : Arrangement and Description, Chicago, Society of American Archivist Basic Manual Series, 1977, 5.).
- ↑ David B. Gracy II, Archives and Manuscripts : Arrangement and Description, Chicago, Society of American Archivist Basic Manual Series, 1977, 5-6.
- ↑ « Manuscript group », A Glossary of Archival and Records Terminology – Society of American Archivists, page consultée le 26 février 2013.
- ↑ David B. Gracy II, Archives and Manuscripts : Arrangement and Description, Chicago, Society of American Archivist Basic Manual Series, 1977, 6.
Bibliographie complémentaire
- Cook, Terry, « The Concept of the Archival : Theory, Description and Provenance in the Post-Custodial Era », The Archival Fonds : From Theory to Practice / Le fonds, d’archives : de la théorie à la pratique, Terry Eastwood éd., Ottawa, BCA, 1992, 31-85.
- Couture, Carol, « Chapitre 3 : Le principe de respect des fonds et le fonds d'archives », Les fondements de la discipline archivistique, Jean-Yves Rousseau, Carol Couture et al., Sainte-Foy, Presses de l’Université du Québec, 1999, 61-93.