Classification

La classification est un processus intellectuel permettant, en considérant certains critères, certaines méthodes ou certaines règles, de répartir les êtres, les objets et les idées en catégories selon un système logique. Classifier fait partie du quotidien de toutes les sociétés humaines. Que ce soit dans le monde documentaire, en archivistique ou dans notre environnement personnel, les systèmes de classification sont bien présents, quoique variables selon les époques, les contextes et les points de vue.

En archivistique, penser l’organisation des documents et la mettre en forme constituent des étapes essentielles dans le traitement des archives tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire de leur création à leur conservation permanente ou à leur destruction. Cette fonction peut se définir comme étant « un ensemble de conventions, de méthodes et de règles de procédure structurées logiquement et permettant le classement des documents par groupes ou par catégories, quels que soient leur support et leur âge. » Autrement dit, il s’agit de l’ensemble des opérations intellectuelles qui permet de délimiter un fonds d’archives et de définir sa structure interne. La classification assure l’application du principe archivistique de respect des fonds et elle témoigne du contexte de création et d’utilisation des documents.

Dans la littérature québécoise, la classification diffère du classement et du classage, lesquels réfèrent plutôt à la mise en ordre physique des documents et aux opérations de rangement. Dans la littérature française, le terme classement renvoie autant aux opérations intellectuelles qu’aux opérations matérielles tandis que la notion de classification désigne le système dans lequel les documents sont déclarés secrets ou non communicables

Les objectifs de la classification

Selon Louise Gagnon-Arguin et Rabii Bannouri, nous pouvons distinguer des objectifs opérationnels et des objectifs stratégiques à la classification. La mise en ordre et l’identification de l’ensemble des documents d’une manière logique et uniforme, donc selon les mêmes critères et selon des méthodes semblables, facilitent le repérage et le classement de ces documents qui sont nécessaires pour répondre adéquatement aux besoins de tous les utilisateurs. En identifiant les documents par un code et à l’intérieur d’un schéma ou d’un plan, les dossiers dont les informations sont conservées à différents endroits ou sur différents supports peuvent être reconstitués. La classification permet, en ce sens, de rattacher des documents d’une même activité ou d’une même fonction et d’identifier leur provenance. Elle permet de former un dossier complet.

Dans un contexte organisationnel, la classification favorise aussi la prise de décisions en réduisant le temps de recherche. Elle assure la rentabilité et l’efficacité des processus et des activités en mettant rapidement à la disposition des personnes concernées les documents et l’information indispensables pour accomplir leur mandat et leurs activités. La classification contribue également à la conservation des archives et à la protection de celles-ci. Elle contribue à éviter la perte ou l’élimination de documents essentiels.

Contexte législatif et normatif

Au Québec, classifier les archives des organismes publics est nécessaire pour répondre aux obligations légales. En effet, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels précise à l’article 16 qu'« un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l’ordre selon lequel les documents sont classés […] ». Cette obligation est également mentionnée dans la Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec qui découle de la Loi sur les archives. Élaborer et tenir à jour un plan de classification fait partie des responsabilités des organismes publics assujettis à cette politique. Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (art. 4.4)précise que ce plan ou la liste de classement doit être diffusé. La classification permet donc d’assurer le droit à l’information.

La norme internationale ISO 15489 - Records Management souligne également que la classification est indispensable au bon fonctionnement des processus et des activités au sein d’une organisation. La classification doit refléter les besoins de l’ensemble des usagers.

Les types de classification

Le plan de classification et la classification hiérarchique

Le plan de classification est l’instrument élaboré pour soutenir cette fonction. Il représente concrètement la pratique classificatoire choisie. Il s’agit d’un langage documentaire hiérarchique et logique qui assure la classification, le classement et le repérage des documents. Nous pouvons distinguer le plan général de classification qui permet de délimiter les fonds d’archives et le plan spécifique de classification qui établit la structure interne de ces fonds.

Les plans de classification sont caractérisés par leur structure arborescente et leur schéma énumératif dont chaque élément ou notion est situé, du général au particulier, soit à l’intérieur de catégories (documents de gestion ou d’exploitation), de classes, de sous-classes, de divisions ou de subdivisions pour les archives administratives ou à l’intérieur de séries, sous-séries, sous-sous-séries pour les archives définitives. Un code numérique, alphanumérique ou alphabétique est attribué à chacune de ces sections. Les modalités de l’organisation des documents à l’intérieur de cette structure peuvent être très variables. Toutefois, les bases de divisions par sujet ou par matières propres au domaine de la bibliothéconomie ne conviennent pas au contexte archivistique pour les niveaux supérieurs de la classification, puisqu’elles ne rendent pas compte du contexte de création. En raison de leur instabilité, les modèles basés sur les structures administratives (classification organique) ont aussi fait place aux modèles de classification basés sur les fonctions et les activités administratives et opérationnelles (classification méthodique) dès les années 1970. L’exercice classificatoire doit ainsi répondre à certains principes et règles. Il doit être réalisé en conformité avec le principe du respect des fonds et se fonder sur les fonctions et les activités de la personne physique ou morale productrice du fonds. De plus, on procédera du général au particulier, en faisant montre d’uniformité et de cohérence interne et externe dans l’organisation du fonds, tout en visant l’unicité des titres et de la cotation.

La classification à facettes ou la classification Colon (CC)

La classification à base de facettes est particulièrement utilisée dans la gestion des documents informatiques ou numériques. Élaboré par le mathématicien et bibliothécaire indien S.R. Ranganathan au début du XX^ième siècle, ce modèle de classification propose une alternative à la classification hiérarchique. Ranganathan précise, par la classification Colon, que cinq facettes permettent l’analyse et la représentation de tous les sujets : personnalité (de quoi il est question) + matière (propriété et qualité de l’objet ou du thème) + énergie (l’action que l’on décrit) + espace (localisation) + temps, traduit par la formule PMEST. À ces aspects s’ajoute un domaine de connaissance. La classification à facettes souligne l’aspect multidimensionnel d’un objet, d’un concept ou d’un sujet. Chaque facette est composée de plusieurs concepts ou valeurs et elle est complétée par un indice alphanumérique. Elle est un langage documentaire combinatoire et non énumératif. En archivistique, les facettes retenues pour décrire un document d’archives sont, entre autres : Action, Objet, Modalité, Type de document, Statut, Temps ou Périodicité, Agent, Lieu, Subdivision nominative. Ces facettes peuvent être précisées dans un thésaurus.

La folksonomie et la taxinomie

Les folksonomies sont des modes d’organisation décentralisée, participative et collaborative de l’information particulièrement liés au monde du web surtout au web 2.0. Les ressources sont classifiées à l’aide de mots-clés (les tags) librement choisis par les internautes. La folksonomie permet l’indexation libre des ressources et favorise la recherche. Le terme « folksonomie », créé par l’architecte de l’information Thomas Vander Wal, est un mot-valise composé par la contraction de folks signifiant « les gens » et de taxinomie ou taxonomie (système de classification ou règles de classification). Dans le domaine de l’informatique, la taxinomie ou taxonomie est perçue de diverses manières. Elle est définie par Bruno Menon comme « un cadre d’organisation pour les ressources numériques de toutes natures (et pas seulement documentaires – en cela les taxonomies ne sont pas toujours des langages documentaires) destiné à en permettre une présentation ordonnée et y donnant accès par navigation hypertextuelle. »

La classification de sécurité ou d'accès

La classification de sécurité est définie par l’Office de la langue française du Québec comme étant « [l’] attribution d’une mention qui permet de caractériser la valeur et l’importance stratégique d’une donnée détenue par une organisation et, conséquemment, le niveau de protection à lui accorder. » Ce niveau peut être traduit, par exemple, par la mention d’une caractéristique comme : confidentiel, secret, diffusion restreinte ou très secret.

Le guide de classification

La création d’un guide est nécessaire dans l’élaboration d’un cadre commun de classification. Le guide de classification officielle ou uniforme est un « instrument de gestion permettant et réglementant la mise en place d’une structure uniforme ou officielle de classification puis de classement des documents d’une personne physique ou morale. » Il contient le plan de classification, l’index et les procédures d’utilisation.

Bibliographie complémentaire

• Kwasnik, Barbara H., « The Role of Classification in Knowledge Representation and Discovery », Library Trends 48 (Summer 1999), 22-47.

• Mas, Sabine, Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles, thèse de doctorat sous la direction de Louise Gagnon-Arguin et Michèle Hudon, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal, 2007.

• Mas, Sabine, « Classification à facettes et modèles à base de points de vue : Différences et complémentarité », Actes du 36e congrès annuel de l’Association canadienne des sciences de l’information (ACSI), University of British Columbia, Vancouver, 5 au 7 juin 2008, 1-10.

• Roberge, Michel, « Module 10 : Le système corporatif de classification des documents administratifs », L’essentiel de la gestion documentaire. Système intégré de gestion des documents analogiques et des documents numériques, 2^ième édition, Québec, GESTAR, 2004.

• Roberge, Michel, Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. Conception, développement, déploiement et maintenance, Québec, Michel Roberge, 2011.