Fonctions archivistiques

En archivistique, la définition des fonctions repose sur la conception de la mission de l’archiviste. Ces conceptions sont multiples et sont fonctions de l’approche disciplinaire dans laquelle cette mission s’inscrit. Les trois principales approches sont celles définies par les sciences de l’information, les sciences de l’organisation et les sciences historiques qui diffèrent entre elles par le regard que chacune porte sur les documents d’archives. Ainsi, selon qu’on aborde les archives sous les angles de leurs contenus, de leurs contenants ou de leurs contextes, il y a plusieurs façons de concevoir la mission archivistique et les fonctions qui en découlent.

La perspective des sciences de l’information

Dans la perspective des sciences de l’information, la mission de l’archivistique est orientée sur la conservation efficace et économique des documents d’archives, ainsi que sur l’accès à leur contenu informationnel et à leur plus large diffusion possible. Dans l’ouvrage intitulé Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Carol Couture et un collectif d’auteurs traitent de manière détaillée des huit fonctions qui structurent le travail de l’archiviste :

- l’analyse des besoins ;

- la création ;

- l’évaluation ;

- l’accroissement (l'acquisition) ;

- la classification ;

- la description et l’indexation ;

- la diffusion ;

- la préservation.

La perspective des sciences de l’organisation

Selon cette approche disciplinaire, la responsabilité des archivistes est d’assurer une saine gestion des ressources documentaires afin de soutenir la réalisation des activités des organisations et de permettre la prise de décision éclairée par les acteurs organisationnels. Les fonctions définies par l’approche organisationnelle sont :

- la rationalisation des formes documentaires ;

- l’enregistrement institutionnel ;

- la classification ;

- la description ;

- le contrôle de l’utilisation et de la circulation des documents ;

- l’élagage, la destruction et le versement aux archives ;

- la préservation et la conservation ;

- la diffusion et la référence.

Dans cette perspective, on parlera plus volontiers de gestion des documents administratifs et des archives.

La perspective des sciences historiques

La mission des archivistes se définit dans ce cas comme la responsabilité de constituer un cadre de référence documentaire cohérent et continu en regard de l’identité des producteurs d’archives. Les fonctions archivistiques se définissent alors comme suit :

- l’appropriation collective des documents d’archives passant par leur institutionnalisation (gestion, enregistrement et acquisition, évaluation, tri, maintenance et conservation physique) ;

- le traitement des documents d’archives visant à construire une mémoire cohérente et structurée (analyse, classification, description) ;

- la mise en valeur des archives afin de permettre leur exploitation (diffusion, référence et valorisation).

Ces trois approches disciplinaires se rejoignent en trois points que sont la gestion, l’organisation et l’exploitation des documents, à travers des activités de sélection et de conservation, de classification et de description, de valorisation et de communication.