Description
Définitions
Description : « Enregistrement de l'information portant sur la structure, les fonctions et le contenu des DOCUMENTS présenté sous une forme normalisée »[1].
Description archivistique : « Représentation précise d'une unité de description, et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute information permettant d'identifier, de gérer et de localiser les documents d'archives et d'expliquer leur contenu et le contexte de leur production. L’expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat (Archival description)»[2].
La description implique la présentation des caractéristiques physiques des documents, l’analyse de leur contenu et l’identification du ou des contextes de création des documents. Elle permet d’exercer un contrôle administratif pour mieux gérer et planifier les activités. Elle exerce un contrôle intellectuel sur l’ensemble documentaire. Elle favorise l’accès aux documents et facilite la consultation de l’information. Enfin, la description réfère aux exigences légales et réglementaires par une gestion appropriée des restrictions.
Notes et références
- ↑ Conseil Canadien des Archives, Règles pour la description des documents d’archives, Glossaire, Annexe D, 2008, D-3 (version PDF).
- ↑ Conseil international des archives, ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique, Deuxième édition, 1999, 11(version PDF).